Wie wir das Autohaus Siemon mit KI-Lena über alle Standorte hinweg onboarden

Ausgangslage: Ein Autohaus – viele Vertriebsrealitäten

Als wir mit dem Autohaus Siemon ins Onboarding gestartet sind, war schnell klar:
Hier geht es nicht um „ein Telefon“, sondern um ein komplexes Autohaus-Ökosystem.

Siemon vereint unter einer Marke:

• 6 physische Standorte mit Neu- & Gebrauchtwagenvertrieb inkl. Service & Werkstatt

• 1 reinen Gebrauchtwagenstandort ohne Werkstatt

• einen Online-Standort für nationalen Neuwagenvertrieb – ausschließlich über Telefon & E-Mail

• eine Großkundenabteilung für lokalen Neuwagenvertrieb über Telefon und Außendienst

Jeder dieser Bereiche hat andere Anrufer, andere Anliegen – und andere Erwartungen an die telefonische Erreichbarkeit.

Die zentrale Frage lautete daher nicht:
👉 „Brauchen wir KI?“
Sondern:
👉 „Wie schaffen wir durchgängige Erreichbarkeit, ohne zusätzliche Mitarbeiter aufzubauen?“

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Die Herausforderung: Erreichbarkeit über alle Kanäle hinweg

Im Alltag zeigte sich ein typisches Bild:

• Verkäufer sind im Kundengespräch oder auf Probefahrt

• Serviceannahmen sind zu Stoßzeiten stark ausgelastet

• Der Online-Vertrieb erhält viele parallele Anfragen

• Großkunden erwarten schnelle, klare Rückmeldungen

Das Ergebnis:
Nicht jeder Anruf konnte angenommen werden – und niemand konnte genau sagen, wie viele Chancen dadurch verloren gingen.

Gerade beim Online-Neuwagenvertrieb und bei spontanen Verkaufsanfragen ist das kritisch:
Der Kunde wartet nicht. Er ruft den nächsten Händler an.

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Der Ansatz: KI-Lena nicht „einführen“, sondern sinnvoll integrieren

Beim Autohaus Siemon war von Anfang an klar:
Eine KI-Telefonassistenz funktioniert nur, wenn sie akzeptiert, verstanden und richtig eingesetzt wird.

Deshalb bestand das Onboarding mit KI-Lena nicht nur aus Technik, sondern aus drei zentralen Bausteinen:

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1. Strukturierte Einrichtung über alle Standorte & Abteilungen

Gemeinsam mit dem Team von Siemon haben wir definiert:

• welche Anrufarten es gibt (Verkauf, Service, Online, Großkunden)

• welche Informationen je Bereich wirklich relevant sind

• wann KI-Lena einspringt – und wann bewusst nicht

• wie Leads priorisiert und weitergegeben werden

So wurde sichergestellt, dass jeder Anruf korrekt eingeordnet wird – unabhängig davon, welcher Standort oder Vertriebsweg angesprochen wird.

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2. Mitarbeiterschulung statt Blackbox-KI

Ein zentraler Teil des Onboardings war die Schulung der Mitarbeiter:

• Wie funktioniert KI-Lena im Alltag?

• Wie werden Anrufe, Leads und Gesprächszusammenfassungen genutzt?

• Wie passt sich KI-Lena an interne Abläufe an?

• Wie behalten die Teams jederzeit die Kontrolle?

Das Ziel war klar:
👉 KI-Lena soll unterstützen – nicht ersetzen.

Nur wenn Mitarbeiter die Lösung verstehen und selbstständig nutzen können, entsteht langfristiger Mehrwert.

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3. Akzeptanz auf Kundenseite gezielt aufbauen

Ein oft unterschätzter Punkt: die Wahrnehmung der Anrufer.

Deshalb haben wir dem Autohaus Siemon zusätzlich Kommunikationsmittel an die Hand gegeben, um Transparenz zu schaffen:

• Thekenaufsteller im Service, die erklären, warum KI-Lena unterstützt

• vorbereitete Social-Media-Beiträge

• KI-Eklärvideo mit Lena in der Hauptrolle

• klare Formulierungen für den Einsatz im Tagesgeschäft

• Hinweis auf KI-Lena in der E-Mail Signatur

Das Ergebnis:
Anrufer fühlen sich abgeholt – und nicht „abgewimmelt“.

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Erste Effekte bereits im Onboarding sichtbar

Schon in der frühen Phase zeigt sich:

• Anrufe gehen nicht mehr einfach verloren

• Verkaufsanfragen werden sauber dokumentiert

• Rückrufe lassen sich priorisieren

• Mitarbeiter gewinnen spürbare Entlastung

Vor allem aber entsteht erstmals Transparenz darüber, was wirklich am Telefon passiert.

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Warum dieses Projekt ein starkes Beispiel für modernes Autohaus-Onboarding ist

Das Onboarding beim Autohaus Siemon zeigt sehr deutlich:

• KI-Telefonie ist kein Tool, sondern ein Prozess

• Komplexe Autohausstrukturen brauchen flexible Lösungen

• Akzeptanz entsteht durch Kommunikation, nicht durch Technik

• Erreichbarkeit ist heute ein echter Wettbewerbsfaktor

Oder anders gesagt:
Nicht die KI macht den Unterschied – sondern wie KI-Lena eingeführt wird.